Tietosuojaseloste
Opiskelija- ja asiakasrekisteri
- Rekisterinpitäjä
Nimi: Kiteen Evankelisen kansanopiston kannatusyhdistys ry, Kiteen Evankelinen Kansanopisto
Osoite: Opistontie 7, 82500 KITEE
Muut yhteystiedot: 0400 956 090, toimisto@kiteenkansanopisto.fi - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Eeva Nygren, rehtori
Osoite: Opistontie 7, 82500 KITEE
Muut yhteystiedot: 040 50 77 872, eeva.nygren@kiteenkansanopisto.fi - Rekisterin nimi
Kiteen Evankelisen Kansanopistoon opiskelijaksi hakeneiden rekisteri ja opiskelijarekisteri, asiakasrekisteri - Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään opistomme asiakassuhteiden ylläpitoon ja hoitoon, palvelujemme edellyttämien yhteydenottoihin, sekä lainsäädännön ja viranomaismääräysten toteuttamiseen. Vapaasta sivistystyöstä, perusopetuksesta ja ammatillisesta aikuiskoulutuksesta säädettyjen lakien mukaisen toiminnan järjestäminen ja toteuttaminen.
Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtai-semman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.Perusteet:Henkilötietolaki (523/1999), Laki vapaasta sivistystyöstä (21.8.1998/632), Perusopetuslaki (21.8.1998/628), Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) ja Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) - Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä ylläpidetään asiakkaiden, opiskelijoiksi hakeneiden ja oppilaitoksessa opiskelevien henkilöiden henkilötietoja sekä opintojen suorittamiseen, erityiseen tukeen ja jatkosijoittumiseen liittyviä tietoja.
– Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (Nimi, osoite, sähköpostisoite, puhelinnumero, äidinkieli, koulutustausta). Koulutukseen hakijan yksilöinti- ja yhteystiedot. Opiskelijan yksilöinti- ja yhteystiedot. Henkilöstön yksilöinti- ja yhteystiedot.
– Koulutuksen järjestämiseen liittyvät opiskelijatiedot, henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevat suunnitelmatiedot sekä opintojen suoritus- ja arviointitiedot.
– Opiskelijan huoltajien ja yhteistyötahojen yhteystiedot.
– Työpaikkaohjaajien ja -arvioijien yhteystiedot - Säännönmukaiset tietolähteet
– Tietoja saadaan opiskelijan ilmoittautuessa opiskelijaksi Kiteen Ev. Kansanopiston verkkosivuilla tai henkilön itsensä muutoin antamana.
– Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
– Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.
– Tiedonsiirrot Opetushallituksen Opintopolusta opintoihin hakeutumisvaiheessa
– Henkilön suostumisella pyydetyt koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot terveydenhuollon yksiköstä, sosiaalitoimistosta, työvoimapalvelusta, aiemmasta koulusta tai oppilaitoksesta tai palveluntuottajalta
– Tiedot SORA-säädösten perusteella muilta oppilaitoksilta
– Opiskelijan huoltajien ja yhteistyötahojen antamat tiedot
– Oppilaitoksen henkilöstö - Tietojen säännönmukaiset luovutukset
– Kulloinkin pyydetyt koulutuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja seurannan tiedot opetushallintoviranomaisille ja Tilastokeskukselle- Opiskelijoiden läsnäoloon ja tutkinnon suorittamiseen liittyvät tiedot Kelalle
– Opiskelijoiden läsnäoloon ja opintosuorituksiin liittyvät tiedot työvoimapalvelulle ja vakuutusyhtiölle
– Opiskelijoiden yksilöintitietojen päivittäminen opetusverkon käyttäjätunnushallintaan
– Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto opiskeluterveydenhuoltoon
– Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto laskutukseen
– Opiskelijatiedot opiskelijan suostumuksella palveluntuottajille tai SORA-säädösten perusteella muille oppilaitoksille
– Opiskelijoiden läsnäoloon ja tutkinnon suorittamiseen liittyvät tiedot MigrillePerusteet: Henkilötietolaki (523/1999), Laki vapaasta sivistystyöstä (21.8.1998/632), Perusopetuslaki (21.8.1998/628), Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998), Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013), Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutus- ja kuntoutusrahaetuuksista (566/2005) - Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle lukuunottamatta verkkosivuihin liittyviä kolmannen osapuolen palveluita, kts. alla. - Rekisterin suojauksen periaatteet
A) Manuaalinen aineisto
Paperirekistereitä säilytetään opiston lukitussa arkistossa, kassakaapissa tai lukittavissa työhuoneissa ja lukittavissa mappikaapeissa. Joihin pääsy on vain niihin oikeutetuilla työntekijöillä.
B) ATK:lla käsiteltävät tiedot
Annetut tiedot ovat opiston palvelimella SSL-suojattuja (Secure Sockets Layer). Annetuista tiedoista syntyviä rekistereitä suojataan samalla suojauksella sekä verkon palomuurilla. Opiskelijahallinnon tietojärjestelmään Vilma/Primus kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköisiin opiskelijatietoihin on rajattu pääsy käyttäjäkohtaisesti käyttäjäryhmän ja työtehtävän mukaisesti.
Oppilaitoksen henkilöstön salassapitovelvollisuuden perusteet: Henkilötietolaki (523/1999), Laki vapaasta sivistystyöstä (21.8.1998/632), Perusopetuslaki (21.8.1998/628), Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998), Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Rekisteröidyn pyytäessä rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.Tarkastuspyyntö esitetään kirjallisesti oppilaitoksen toimistoon. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista. Henkilötietopyynnöt osoitetaan kirjallisesti opiston toimistoon. Henkilötietopyyntö on maksullinen. - Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterissä olevat virheelliset tiedot oikaistaan henkilön ilmoituksen perusteella. Oikaisuvaatimus esitetään kirjallisesti oppilaitoksen toimistoon.
Kiteen Evankelisen Kansanopiston verkkosivut
EVÄSTEET
Kiteen Evankelisen Kansanopiston verkkosivustolla käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkosivu tallentaa käyttäjän tietokoneeseen sivuilla vierailun yhteydessä. Kaikkien sivustolla käytettävien evästeiden tarkoituksena on parantaa sivuston käytettävyyttä. Tarkoituksena ei ole kerätä arkaluontoista informaatiota käyttäjien toiminnan seuraamiseksi tai muutenkaan vaarantaa käyttäjien yksityisyyttä tai tietoturvaa. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston selaamisen kannalta. Muut evästeet ovat käyttäjän kannalta hyödyllisisä ja helpottavat sivuston käyttöä.
Evästeiden käytön voi estää selaimen asetuksissa, mutta poiston seurauksena jotkin sivuston toiminnallisuudet eivät välttämättä enää sen jälkeen ole käytettävissä tai eivät toimi oikein.
KOLMANNEN OSAPUOLEN PALVELUT
Käytämme sivustolla kävijätilastointiin ja asiakaspalveluun kolmannen osapuolen palveluita, joiden keräämistä tiedoista saat lisätietoa alla olevien linkkien kautta.
TIETOJEN SIIRTO EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Käytämme kävijätilastointiin, asiakaspalveluun sekä suoramarkkinointiin ja viestintään yllä mainittuja Europaan ulkopuolella toimivia palveluita. Lisätietoa heidän tietosuojakäytänteistään löydät yllä olevista linkeistä.
Pidätämme oikeudet muuttaa ja päivittää tietosuojaselostetta. Tietosuojaselosteen sisältö kannattaa tarkistaa säännöllisesti. Päivitetty viimeksi 12.1.2023